政府采购是一项组织严密、程序严谨的活动，从采购项目预算立项、项目采购方式审批、项目采购执行到采购项目档案管理都有着一套完整的程序，每个步骤都是采购活动不可或缺的一部分。然而，现在许多政府采购部门只重视了采购预算和采购执行的过程，对政府采购的档案管理工作并未给予足够的重视。

档案管理事关重大

　　政府采购项目档案是政府采购活动的真实记录，是政府采购监督管理部门进行监督活动的重要依据。政府采购项目档案是反映政府采购活动过程及各项决策的真实记录，它记载了在进行政府采购项目活动中是如何执行《政府采购法》及有关政策的情况。政府采购部门可以通过这些记录的内容以及资料是否完整真实，做出政府采购部门工作绩效的评价。

　　同时，这些记录和资料是政府采购监督部门进行投诉处理时不可缺少的重要依据。且真实、完整的政府采购档案资料，是进行政府采购统计分析、总结经验教训的重要原始依据。

管理程序应该细化

　　政府采购项目档案是政府采购工作中的一个重要组成部分，要规范政府采购行为，提升工作质量，就要规范政府采购档案管理制度，细化管理程序。做好政府采购项目档案资料的归档工作，应实现政府采购档案管理的标准化、规范化、科学化和系统化。

　　建立健全政府采购管理制度 要做好政府采购档案管理工作，必须使政府采购档案管理形成制度化。目前，由于国家相关部门还未出台专门的管理制度，因此，在实际工作中，有关部门可以参照现行的档案管理制度要求，制定政府采购档案管理的暂行制度，实现采购档案管理的标准化，以达到归档范围明确、立卷标准清楚、采购文件归档时间严格、档案保管工作专人负责、档案管理不达要求处罚有力的要求。
 
　　在搞好制度建设的同时，还应当进一步抓好档案管理工作人员的业务培训工作，在保证所存档案资料完整的基础上，提高档案管理工作在信息统计、提供参考资料、规律揭示等方面的能力。

　　强化档案管理制度的落实 科学的制度要发挥功效，还需要通过执行落实效果，在工作中，相关各方应做好以下四方面的工作：

　　一是资料收集工作。资料收集是档案管理工作的第一步，所以，项目实施人要严格按照《政府采购法》的要求收集当次政府采购活动的文件资料及相关活动记录；二是档案移交工作。档案移交是指项目实施人将检查、整理后的采购文件，建立“采购文件移交目录”，移交给档案管理人员立卷、归档。档案的移交工作使档案管理从准备阶段进入正式阶段，是承前启后的一个重要步骤；三是规范政府采购项目档案的立卷、归档工作。档案工作人员对收集来的采购项目文件材料，在认真检查其完整性、有效性后要进行条理化的分类、整理、排列、编目、登记归档以备查阅；四是严格执行档案的借阅和使用制度、销毁制度。要最大限度地发挥政府采购档案的效用，就要妥善保管这些档案，严格执行借阅制度，防止政府采购档案丢失或缺损，最大限度地延长政府采购档案载体寿命，达到法律要求的保存十五年的标准。对涉及商业秘密的资料，应严格限定查阅权限，以保护厂商的合法权益。另外，严格政府采购档案销毁制度，防止了为逃避监督检查销毁证据等行为的发生。

加强监督 不断检查

　　目前，政府采购档案管理普遍不尽如人意的一个重要原因，在于监管部门的监管不力，而监管的不力，促使了部分采购人和采购代理机构放松了对这项工作的重视。为此，监督管理部门应树立对政府采购档案管理工作的正确认识，使之纳入政府采购代理机构的综合考核中，并与采购执行情况检查一样，实行定期、不定期的检查，对查出的违规问题进行严肃处理。

　　政府采购档案管理工作是政府采购全过程的一个有机组成部分，无论是采购人、采购代理机构还是采购监督部门都要从根本上加强对这项工作重要性的认识，从工作职能角度出发，采取措施，共同把这项工作做好、做实。
 
王超 政府采购信息报