在编制政府采购招标文件时，对招标投标过程中一些问题特别是对涉及供应商投标的有关问题要作出统一的规定，这些问题主要包括：投标文件的格式的构成、投标文件的装订、投标文件的份数和签署、投标报价、投标人资格的证明文件、投标保证金的作用及其交纳方式、投标有效期、投标文件的密封和递交、无效投标的情形及其处理、废标的情形及其处理以及对开标、评标、定标和对招标文件的实质性响应及合同的格式和合同主要条款，都要作出明确而具体规定。 
    对投标文件的格式构成应作出统一规定。为规范和统一投标文件的制作，在招标文件中要对投标文件的构成作出明确规定，这样做是为了便于在评标过程中评标委员会审阅投标文件并对投标文件进行评审。投标文件是投标供应商对招标项目内容及其技术要求所作出的书面声明，它必须遵循一定格式要求。假若对投标文件的格式构成不作出统一规定，投标供应商制作的投标文件将是五花八门、形式多样，这不便于评标委员会审阅投标文件，也不利于对投标文件进行评审，更不利于招标采购机构提高工作效率和工作质量。统一规定投标文件的格式，具体包含招标采购机构组织招标及其评委会评标所需的相关内容，其中投标人提交的资格证明文件、投标价格构成文件和技术响应文件、商务响应文件都是评标委员会进行评标的主要依据，投标供应商提供的资料越详尽，对评标越有利，越能保证招标工作的顺利进行。
    对投标文件的装订应作出统一规定。招标文件要对投标人在投标文件制作完成后如何进行装订作出统一规定。根据评标方法的不同，要规定不同的装订的方法。有些招标采购机构为了公平、公正地评议出合格投标人，曾经尝试过密封评标，由于投标报价和商务响应方案以及供应商资格证明文件都有标有投标人的名称，不能进行密封评标。所以，一般只对技术响应方案和服务响应文件进行密封评标。因此，必须对投标文件装订作出统一规定，要求投标人必须把投标报价和商务响应方案、技术和服务响应文件以及供应商的资格证明文件单独装订，并且要求投标文件中的技术和服务响应文件不得折叠或作特殊标记，不得以任何方式透露投标单位及其投标代表、工作人员的相关信息。对有关涉及到投标单位和工作人员的全部用规定的其它字样代替。在一般情况下，若不进行密封评标，投标文件可以装订在一起，但开标一览表应分开单独提交，以方便开标、唱标，对一些大的项目以及投标供应商较多的情况下，必须规定这样装订。
    对投标文件的份数和签署应作出统一规定。根据招标投标的具体情况，投标文件的份数一般应为三份，即一份正本两份副本，但也有要求提供四份、五份或者更多的，即一份正本三份副本、一份正本四份副本或者更多。具体应提交的投标文件份数，应根据实际需要确定。有些是根据评委会成员的人数确定份数，即确保每个成员必须有一份投标文件，以方便评委会成员审阅和评审；有些是根据招标采购以后归集采购业务档案的需要确定具体份数，即哪个部门、机构、单位有保存投标文件的需要，就把投标文件的副本送存，这就需要投标供应商提供相应份数的投标文件。有些地方已经开始实行网上评标，即评委通过评标信息网络平台对供应商提交的投标文件进行评审，这就要求供应商根据需要提供电子投标文件。除了对投标文件的份数要作统一规定外，还必须对签署投标文件作出统一规定。投标供应商在投标文件制作完成以后，在正式提交之前，还须由投标供应商的企业法定代表人或者法人授权的投标人代表正式签署。除了规定签署人之外，还应对投标文件中需要签署的部分作出规定，即哪些部分必须由签字代表亲笔签署。在国际招标中，还需逐页进行签署。
    对投标报价应作出统一规定。在招标文件中，必须对投标报价作出统一规定。一是要规定投标报价所使用的货币种类及其货币单位，在国内招标中，一般规定用人民币元报价；在国际招标中，除了要用人民币元报价外，还应接受以外币为单位的报价，如美元等。二是要规定报价的大小写形式，在招标文件中，必须明确规定供应商的报价除了有小写的数字报价外，还必须有大写的文字报价，当小写的报价与大写的报价不一致时，以大写的报价为准。三是除了针对全面项目要报出一个总价外，对于复杂的非标准货物采购，还应作分项报价。当单项分项价格合计价格与总价不一致时，以单项分项价格合计的价格为准。四是必须明确规定不接受任何选择性报价，即要求供应商必须针对招标项目报出一个准确的价格，而不能报出两个或者两个以上的价格，且没有声明以哪个价格为准，让招标采购机构或者评标委员会自己去选择。这样，说明供应商针对招标项目没有明确主投方案，是不利于评标的，必须严格禁止，一旦出现了这种情况，即可判定其投标无效。
    对资格证明文件应作出统一规定。投标人在投标时，应提交能够证明其有资格参加投标和中标后有能力履行合同的相关文件，即供应商资格证明文件。供应商资格证明文件是投标文件的一个重要组成部分，没有资格证明文件的投标文件是残缺的投标文件，会影响到供应商投标资格的有效性。因此，供应商在投标时，究竟需要提供哪些资格证明文件，提供这些资格证明文件的方式是什么，在招标文件中必须作出统一规定。首先要规定投标供应商需要提供哪些资格证明文件。一般情况下，一是要求供应商必须提供能够证明其基本资格的文件，如企业的法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人资格证、法定代表人的身份证以及法定代表人的授权证明等；二是要求供应商必须提供能够证明其专业资格的文件，如企业的资质证书、行业管理部门核发的资格证书、生产厂家出具的产品授权书或者与生产厂家或总经销商签署的产品经销协议书、项目经办人或者工程技术人员的资格证书，如果采购项目特殊，采购人还有可能根据项目的具体情况提出特殊要求，供应商则需要根据这些特殊要求提供相应证明文件。其次要规定投标供应商提供资格证明文件的方式，一般情况下，要求供应商必须提供资格证明文件的原件，并将资格证明文件的复印件分别装订于投标文件中，以保持投标文件的完整性。投标人如果以联合体形式投标，则必须要求联合体各方应分别提交资格证明文件，并提供联合体各方所签订的联合协议，以证明项目主办方，明确联合体各方的权利和义务，并能承担相应责任。
    对投标保证金应作出统一规定。在招标文件中，必须对投标保证金的收取、退付以及没收的情形作出规定。一是要规定投标保证金的作用，即收取投标保证金的目的、用途是什么。一般情况下，收取投标保证金是为了确保招标的严肃性以及保护招标采购机构和采购人免遭投标人的不当行为而受到损害。在招标过程中因投标人的行为而使采购人或招标采购机构的权益受到侵害时，可以使用没收投标保证金的办法来对投标人进行经济制裁。二是要对投标保证金的金额和交纳方式作出规定，一般情况下，投标保证金应按照招标项目预算金额的一定比例收取；投标人交纳保证金的形式有现金、汇票、支票、汇兑、银行保函等。三是要对未按照要求提交投标保证金的后果作出统一规定，一般情况下，未按照要求提交保证的，投标资格无效。四是对出现应没收投标保证金的情况作出统一规定，一般有三种情况：在参加招标投标活动中，发生了旨在破坏招标投标活动的行为；投标有效期内撤回投标；未在规定的期限内签订合同和提交履约保证金。五对投标保证金的退付的时间、方式作出规定。六是有关法律、法规对投标保证金的规定。财政部18号令第三章中已作明确规定，招标采购机构规定的投标保证金数额不得超过采购项目概算的百分之一；未中标供应商的投标保证金应当在中标通知书发出后五个工作日内退还，中标供应商的投标保证金应在采购合同签订后五个工作日内退还。招标采购机构逾期退还投标保证金的，除应当退还投标保证金外，还应按商业银行同期贷款利率上浮20%的利率支付资金占用费。
    对投标有效期应作出统一规定。在招标采购过程中，投标人提交了投标文件以后，由于招标采购机构要组织开标活动，并要组织评标委员会进行评标，还要按照招标文件的规定确定中标人，这样，从开标到评标，再到定标，需要一个过程。在这个过程中，投标人则需要等待，而在等待过程中，投标人的投标应一直保持有效，这就是投标有效期。在招标文件中，招标采购机构应当根据项目的具体情况明确规定投标有效期，投标有效期可以是开标后30天、60天、90天，但不宜过长或过短。当招标采购机构在招标文件中明确规定了投标有效期以后，投标人必须无条件响应。如果投标人对投标有效期没有作出完全响应，即可视为其对招标文件没有作出完全响应，其投标应视为无效。而当投标人对投标有效期作出了完全响应，但如遇特殊情况，即开标后由于种种原因无法定标，招标采购机构和采购人必须在原投标有效期截止前要求投标人延长有效期。这种要求与答复必须是以书面的形式提交，投标人可拒绝招标采购机构关于延长投标有效期的要求，而投标人拒绝延长投标有效期的，其保证金不会被招标采购机构没收 
    对投标文件的密封和递交应作出统一规定。投标人在投标时，必须对已经制作完成的投标文件进行密封，并按照招标文件的要求递交至招标采购机构指定地点。这样一来，就要对投标文件的密封和递交作出统一规定，否则，如果对投标文件的密封和递交没有作出统一规定，投标文件的密封不仅会五花八门，而且其递交也会是形式多样，不利于招标采购机构组织招标采购活动。因此，必须对投标文件的密封和递交作出统一规定。一是要规定投标人应按招标文件的要求进行密封。一般情况下，招标文件中要给出密封袋的样式，要求把投标文件的正本和副本单独密封，或者把正本、副本按本单独密封，或者把投标文件的某一个部分单独密封，如有些机构为了开标、唱标方便，要求把投标文件中的“开标一览表”用小封袋单独密封。还有的招标采购机构要求投标人将所有的投标文件，包括价格文件、技术和服务响应文件、商务和资质证明文件统一密封在一起，但有时也会根据需要分别单独密封。二是规定投标人应保证投标文件密封完好并加盖投标人单位印章及法人代表印章，以便开标前对文件密封情况进行检查；还有些机构要求不得在密封袋表面作任何标记，否则投标资格无效。三是对投标文件的递交作出统一规定。一般要求投标应在投标截止时间之前递交，在截止时间之后递交的投标资格无效；要求投标人自行递交，并应派专人亲自递交，一般不接受电话和传真方式投标。在实行网上投标的，则要求投标人按照招标文件的规定，提交电子投标文件。在特殊情况下，对于投标文件的密封和递交，应根据实际情况而定，但必须在招标文件中明确。
    对无效投标或投标无效的情形应作出统一规定。无效投标或投标无效，是指投标人没有按照招标文件的规定制作、密封、递交投标文件以及未按照招标文件的规定提交与投标有关的文件、资料，导致投标资格无效的一些情况。无效投标或投标无效的情形一般有：一是投标文件送达时间已超过规定投标截止时间，即在投标截止时间以后递交投标文件；二是投标文件未按要求装订、密封；三是投标文件的签署不符合规定，未加盖投标人公章及法人代表、授权代表的印章，未提供法人代表授权书；四是未按照要求提交投标保证金或投标保证金的金额不足，投标保证金形式不符合招标文件要求及保证金、汇出行与投标人开户行不一致的；五是投标有效期没有响应招标文件的要求；六是资格证明文件不全或者没有按照招标文件的规定提交资格证明文件；七是超出经营范围投标，即投标的范围非招标的范围；八是投标货物不是投标人自己生产的且未提供制造厂家的授权和证明文件；九是采用联合投标时，未提供联合各方的责任的义务证明文件；十是不满足技术规格中主要参数，超出偏差范围的；十一是付款方式和付款条件不符合招标文件要求；十二是投标报价超过采购预算；十三是投标人在投标过程中使用了不真实的材料；十四是技术及服务文件部分、密封副本与原来技术资料或样品不一致，或者正本与副本不一致；十五是评委会认定属于无效投标或投标无效的其他情形。
    对废标情形及其处理应作出统一规定。当出现了招标活动不能正常进行的情况时，即可宣布招标作废，即废标。《政府采购法》第三十六条规定，废标的情形主要有：一是符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质性响应的供应商不足三家的；二是所有的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；三是出现影响采购公正的违法、违规行为的；四是因重大变故，采购任务取消的。另外，在实践中，当投标截止时间内参与投标的投标人不足三家时，也可作为废标处理。对于出现废标以后，《政府采购法》第三十七条也规定了处理办法，即废标后，除采购任务取消情形外，应当重新组织招标；需要采取其他方式采购的，应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府采购监督管理部门或者政府有关部门批准。《招标投标法》第四十二条规定，评标委员会经评审，认为所有投标都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标。依法必须进行招标的项目的所有投标被否决的，招标人应当依照本法重新招标。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部18号令）第四十三条规定，投标截止时间结束后参加投标的供应商不足三家的，除采购任务取消情形外，招标采购单位应当报告设区的市、自治州以上人民政府财政部门，由财政部门按照以下原则处理：招标文件没有不合理条款、招标公告时间及程序符合规定的，同意采取竞争性谈判、询价或者单一来源方式采购；招标文件存在不合理条款的，招标公告时间及程序不符合规定的，应予废标，并责成招标采购单位依法重新招标。在评标期间，出现符合专业条件的供应商或者对招标文件作出实质响应的供应商不足三家情形的，可以比照前款规定执行。
    对开标、评标、定标应作出具体规定。在招标文件中，要对开标、评标、定标程序作出具体规定。也就是就，在招标投标过程中，如何组织开标，开标的程序是什么；如何进行评标，评标工作按照什么样的程序组织；如何定标，定标的程序是什么，都要作具体阐述。在招标文件里，还必须明确下列事项：一是本次评标将采用何种方法。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部18号令）中规定货物服务招标的评标办法有最低评标价法、综合评分法、和性价比法三种。如果采用综合评分法，应明确权重（如报价30%、商务10%、技术50%、服务10%）。二是招标文件应公开评标委员会的组建依据和来源情况，这里需要掌握的是，在招标文件中，只公开专家组成人数、结构及专业类别，并不需要公开专家名单。根据《政府采购法》规定，评标委员会由5人以上单数组成，其中经济、技术、法律方面的专家人数不少于成员总数的三分之二。在具体组成上，经济类专家几名、技术类专家几名、法律类专家几名、采购人的代表几名，都必须在招标文件中作出明确规定。有些项目，采购人可以不参加评标，但可委托专业机构的代表参加评标。
    对实质上响应作出具体规定。在招标文件中，必须对什么是实质性响应作出具体规定。所谓实质上响应，是指投标文件应与招标文件的所有实质性条款、条件和要求相符，无显著差异或保留（所谓无显著差异或保留是指对工程的发包范围、质量标准及适用性产生实质影响），或者对合同中约定的招标人的权利和投标人的义务方面造成重大的限制，纠正这些显著差异或者保留将会对其他实质上响应招标文件要求的投标文件的投标人的竞争低位产生不公正的影响。在招标投标过程中，招标与投标实质上是一种买和卖的行为，只不过这种买与卖完全遵循着公开、公平和公正的原则，按着法律规定的程序和要求进行, 这与传统的物资采购相比，无论从采购的管理思想还是采购方式都有很大的不同。对于招标方来说，采购的所有要求和条件完全体现在招标文件之中，这些要求和条件就是评标委员会评价投标人能否中标的依据，除此之外不允许有额外的要求和条件。而对于投标人来说，必须完全按照招标文件的要求来编写投标文件，如果投标人没有按照招标文件的要求对招标文件提出的要求和条件作出响应，或者作出的响应不完全，或者对某些重要方面和关键条款没有作出响应，或者这种响应与招标文件的要求存在重大偏差，这些都可能导致投标人投标无效。而投标供应商投标无效在很大程度上是对招标文件的实质性要求没有理解，造成对招标文件的实质性要求没有作出响应。当然，与有些招标采购机构在招标文件中没有对实质性要求作出明确规定有关。因此，必须对招标文件的实质性要求作出具体规定。
    对合同的格式和合同主要条款应作出具体规定。在制作招标文件时，招标人应向投标人提供一个统一的合同参考格式，以便于投标供应商在投标时能充分掌握项目的具体情况，理解招标采购意图和基本要求，并在中标后与采购人签订合同时能够直接采用合同格式。一般情况下，合同格式和合同主要条款应作为招标文件的一个重要组成部分，是向投标供应商提供中标以后所应签署的合同基本格式，并针对项目的具体内容就其商务部分提出要求，同时对合同的主要条款作出明确规定。对合同格式和合同主要条款的规定包括：一是必须说明合同价款所包括的项目和内容。例如，对一个网络系统集成项目合同，其总价款应该有网络设备、设备运输、设备安装调试、综合布线、软件供应及安装调试、系统集成、系统运行调试、人员培训、保修期限及其保修责任等多个构成部分，必须作出详细说明。二是在合同主要条款中，必须对项目所涉及的货物的技术规格、品牌、型号、基本配置、原产地、生产厂家、数量等内容提出明确要求，作出明确规定，一般可用设备清单表述。三是在合同主要条款中必须对工期或交货期、保修期提出明确要求，作出明确规定。四是应根据项目采购方案，对项目所涉及的产品或设备，包括备品、配件等提出明确的技术要求，并对质量保证措施作出明确规定。五是必须对供方应向需方提供的服务项目，包括服务项目的内容和要求，所依据的规范标准作出明确规定。六是应详细规定验收的主体，即由哪一方组织验收，哪几方参与验收，验收时依据的标准，验收的时间，验收报告的形成及其效力，对验收不合格问题的处理等。七是必须明确规定合同款项结算的方式、期限，如属分期付款，则应明确付款期限和付款比例，付款时的依据和相关程序等。八是对合同履行过程中双方的违约责任以及违约时的处置办法应作出具体规定。九是对合同需要变更、中止或者终止的情形，必须事先作出规定，并要在合同主要条款中对这些情形予以明确。十是必须明确规定合同履行过程中的不可抗力因素，这些因素一般应包括地震、自然灾害和不可预见的意外，如空难、交通事故等。(下)

    来源：中国政府采购网