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医疗物资采购中的风险管理策略

http://www.scbid.com 发布日期:2020年10月26日

本文针对医疗物资采购中存在的国产品牌市场占有率低(高端医疗设备市场尤为严重),采购人对产品信息了解不全面,需求论证不充分,市场调研不彻底等问题,提出了应持续改进医疗物资采购管理的制度与流程,加强技术参数论证及市场行情调查分析,提高采购工作人员业务能力等三个方面应对措施。 

 

一、引言

整个采购过程有严格的规章制度进行监管,有较为完善的计划、论证、审批流程。在物资质量满足购置需求的情况下,争取在适当的时期以合理的价格从信誉良好的供应商处采购计划数量的物资,并同时能达到控制总购置成本(包括购置成本和维护成本等)的目的,这是采购活动中的5R要素, 即合理的价格、适当的时间、优质的供应商、规定的数量以及质量好的物资。而医疗物资采购风险管理的目的是为了最大限度地降低购置总成本,提高采购工作效率,降低采购风险,实现组织竞争优势,进一步提高医院的经济效益。

二、医疗物资采购面临的问题

1.高端医疗设备市场被国外品牌垄断

国外品牌占据了大部分高端医疗设备市场,国内品牌因创新能力较弱、 核心技术不突出很难对其形成竞争。以高端医学影像设备为例,国内市场基本由外资医疗器械三巨头“GPS”(GE、飞利浦、西门子)所垄断,如商品销售价格、维修成本,售后服务各项事宜都是由卖方占主导,从而造成用户受卖方市场牵制,增加了医疗成本。

2.采购文件中技术参数设置不合理,产品市场调研不充分

 在采购医疗物资过程中,存在产品信息严重不对称的问题。所获得的医疗物资信息主要来源于各厂家的介绍或互联网的信息查询,这会导致医院对产品信息了解的不全面、不客观,可能会造成采购文件中的技术参数具有排他性或倾向性,如设备功能性描述过多,技术指标过于精确,专利技术设定为关键参数等,导致市场的不良性竞争;或者仅提供医疗设备使用的基本功能,完全不体现技术指标,不对技术参数做出合理的限制,并未能准确反映使用需求,出现低质低价中标问题,最终可能导致不良事件的产生或物资闲置造成的资源浪费。

采购人员受限于调查方式及自身专业知识水平,对医疗物资市场调研不透彻,尤其是对产品技术性能、维护成本、质量安全等方面缺乏深入研究。以医疗设备为例,大部分医疗设备没有统一的行业标准,其性能指标复杂多变, 不同配置都可能造成技术性能、功能、价格的不同,特别是对高端设备而言,配置清单中一个配件或者一个模块的不同,都可能影响报价产生大幅度波动。

3.采购人员专业知识与技术能力不足

采购是一项相当复杂、要求很高的工作,需要采购人员具备多样化的能力,如熟悉法律法规、正确解读政策文件精神、分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平等。尤其是对于医疗、科研、教学、信息化等技术要求较高的设备,需要采购员具有较高的技术专业知识作为基础,能分析项目的市场行情价格、采购方式及评审标准、是否具备封闭试剂耗材等。然而采购部门未对采购人员从业资格条件进行明确,多数人员是由临床、财务及后勤等各部门抽调组成,专业水平良莠不齐。由于大部分人员从未接触过医疗物资,仅能从实践中边干边学,并且缺乏系统性、规范性的培训及从业资格认证,主要依赖经验的积累进行医疗物资的采购,在遇到辨别技术参数的倾向性或排他性、审查供应商资质、查询供应商之间关联性以及处理质疑等专业性问题时常常会捉襟见肘,这不仅影响采购效率,还会导致采购风险的增加。

三、有效控制医疗物资采购风险的措施

1.持续改进医疗物资采购管理的制度与流程

建立阳光、公正的医疗物资采购制度与流程,逐步完善集中统一、分工明确、顺畅高效、有效监督的采购运行体系,规范采购行为和运行秩序,有序开展采购活动,强化监督检查,不断提高物资采购保障质量效益。以医疗设备采购为例,笔者所在单位对单价1万元(含)以上或一次批量价格5万元(含)以上仪器设备购置,拟定了一套较为完善的采购流程,总体分为四个阶段:项目准备、采购实施 、合同执行、使用追踪。①项目准备:由使用科室提出购置申请,并重点对拟购仪器设备功能用途、先进性、配置的必要性、使用例数、耗材使用、社会效益和经济效益等做充分论证,待计划逐级审批通过后,各项目进入采购实施阶段;② 采购实施:由使用科室提出合理的技术要求,技术要求经初审及论证后进行挂网公示,采购部门接受供应商报名并审核相关报名材料,同时对拟采购项目各参标品牌产品进行市场行情调查,并根据项目实际情况拟制采购文件、选择合理的采购方式及评分细则,满足评审条件的项目则进入招标谈判环节;③合同执行:主要包括合同签订、到货验收、建立固定资产台账、设备安装、付款等五个方面的工作;④使用追踪:医学工程科工程师定期对设备的使用情况进行巡查追踪并记录相关数据信息,在分析收集的数据信息后,根据仪器设备使用的实际情况建立品质指标并定期进行预防性维护,以便能更好地对设备使用情况进行监管。

2.加强技术参数论证及市场行情调查分析

技术参数作为采购文件的核心部分,是供应商做出响应的主要依据,而产品的配置则是仪器设备是否能达到使用科室预期功能要求的重要参考。使用科室在提报技术参数前,应结合科室建设发展需要和市场情况进行初步调查,杜绝提报限制性、倾向性、排他性技术参数。针对使用科室提交的技术参数,应组织业内相关专家进行论证,以确保技术参数符合市场规律且满足使用需要。每次评审前,采购人员对拟采购项目各参标品牌产品进行市场行情调查,重点审查同类产品的市场价格、供求状况、市场占有情况,以避免供应商虚报价格,进一步保障中心利益,有效控制采购成本。

 3.提高采购工作人员业务能力

国家出台了一系列有关采购的法律、法规,采购部门需要及时组织工作人员进行认真地学习研究。除了法律、法规的学习,还要掌握设备主要知识和技术,了解所需采购设备的档次、配置与其相对应的价格水平,掌握市场行情变化,同时对国内外医疗设备发展趋势进行调查了解。定期外出参加专业知识技能培训,增强谈判技巧和应变能力,实行考核制度,提高业务工作总结能力。建设一支思想作风好、业务素质高、沟通能力强的采购人员队伍,可以有效地提高医疗物资采购效率。

四、总结

建立阳光、公正、可信赖的医疗物资采购制度与流程,可以规范采购行为和运行秩序,提高物资保障质量效益。合理拟定产品技术参数及配置,加强需求论证及市场调研,有效地转移了采购风险。加强人员理论知识的学习,能提升采购人员的思想作风和业务素质,强化采购制度的执行力。上述三种采购风险管控措施,对于医疗物资采购的风险控制起到了较好的作用,但仍需加强对医疗物资采购风险复杂性的重视程度,尤其是对具有变动性、不确定性的采购风险保持高度警惕。

 

 

     作者:李姝颖    黄心怡    郭小丽

     作者单位:中国人民解放军陆军特色医学中心

      来源:《招标采购管理》

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