时下，随着政府采购市场的日趋成熟，市场竞争的日益激烈，供应商的维权意识日益增强。然而有些参加投标而未中标的供应商提出一些理由，向招标方采购代理机构强烈要求退还投标文件。为此，招标投标双方争执不下。
    未中标的供应商要求退还投标文件的理由在于：
    一、有利于总结经验，吸取教训。有了退回的投标文件，可以及时改进，促进自我完善。一是对照招标文件，可以查找投标文件哪些方面没有作出实质性响应，摸清“病根”，以便“吃一堑长一智”。二是对照评标标准，可以探究自身未中标的原因和存在的缺陷，掌握失分情况，便于以后改进不足。三是对照中标条件，可找出与中标人的差距在哪儿，知己知彼，对竞争对手的优势了如指掌，便于“卧薪尝胆”，日后“东山再起”，“留得青山在，不怕没柴烧”，为在未来的竞争中取胜积累经验。
    二、保守商业秘密的客观需要。如果退回投标文件，一是对产品设备的名称、规格、型号、性能、质量标准、技术参数、特定的管理技术、专利、成本费用等内容可以保密。二是对采购对象的报价、采购方案的设计、施工组织、工期、售后服务等方面可以避免公开。三是尽可能不将那些含有商业秘密的部分昭示于人。比如，相关资质证明书、业绩资料、纳税和缴纳社会保障资金等情况，在一定程度上体现着本企业的社会贡献，也展示着竞争优势。 
    三、不愿将“劣迹”示人，有损企业形象。投标文件是专家评标最直接最客观的依据。投标文件的质量好坏很大程度上决定了中标与否。既然未中标，必然有不如人意的地方。要么质量技术标准与采购需求有距离，要么对招标文件未作出实质性响应，要么在报价上报高价或有错漏，要么在售后服务上要求苛刻，要么投标文件所提供的资料不全，不一而足。总之，正是因为投标文件有诸多瑕疵，才不愿将“劣迹”留下，授人以柄，损害企业形象。
    四、不想留下“落标的记忆”，以坚定下次投标的信心。一旦投标文件退回，可通过吸取教训，在下次的政府采购市场上的竞争取胜，可以抹去以前的“创伤”，忘却那“落标的记忆”而不留痕迹。相反，如果未中标，投标文件仍然保存在曾经投标的地方，烙上难以启齿的印记，再次投标，那种失败的阴影，会让自己感觉底气不足，信心不强。
    如果退还未中标供应商的投标文件，招标方采购代理机构认为：
    一、与法律有冲突。《政府采购法》第四十二条规定： “采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存……”。“采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年”。显然，供应商的投标文件是采购文件之一，是应当作为档案资料保存的，且有具体的保存期限，是不能退还的。
    二、与招标文件的要求相背离。招标文件有要求：“评标委员会不向落标方解释落标原因，不退还投标文件。”如果未中标的供应商的投标文件退回，显然不符合招标文件的要求，而且损害了投标各方的合法权益，特别是对中标人来讲，“独台亮相”，全面公开，显失公平。 
    三、保存投标文件的重要意义荡然无存。如退还了投标文件，一者，使政府采购监督管理部门对采购活动的监督检查、答复质疑、处理投诉等失去了真凭实据，缺少了第一手备查资料。二者，政府采购活动的公开透明无从体现，对采购当事人的活动监督失去了法律依据。三者，对采购代理机构的业绩、服务水平的评价就缺少了一个“尺度”，少了一个凭据，不便于全面考核。四者，使对在招标投标活动中串标、围标、陪标等违法违规行为的查证核实无从考究，不利于对不法行为的查处。
    四、评标结果的产生失去了现实基础。评标结果是由评标委员会根据招标文件规定的评标标准和方法、中标条件等要求，全面审查比较各投标人的投标文件而综合得出的。所谓评标，就是在投标人当中优中选优。没有了未中标供应商的投标文件，仅保存中标人的投标文件就失去意义，评标结果的产生从何而来？皮之不存，毛将焉附？因此，将所有投标人的文件都作为档案资料保存起来，使评标报告成为“有源之水”，使评标结果的产生既有比较又有鉴别，顺理成章，真正合法有效。
    不论从哪个角度来讲，该采购代理机构执行采购程序，作出投标文件不予退回的答复是正确的，是合法合规的。因此，需要双方要以坦然心态对待招标投标活动中发生的争执与纠纷，互相理解支持，才能促进政府采购事业和谐健康地发展。
    供应商要以平常的心态对待投标文件
    作为未中标者，以平常的心态对待投标活动，切忌“戴有色眼镜”偏激地猜疑、找茬甚至歪曲程序的公开性、评审的公正性。一是要学法懂法守法，对政府采购操作程序要了如指掌，对运作规程要一清二楚，对法律责任要刻骨铭心，从行动上成为合法的投标人。否则，就会在类似投标文件退回问题上发生与法律相冲突的行为，产生不必要的争执与纠纷。二是要熟读钻研招标文件。特别对其中的具体要求，要逐项认真钻研、阅读、领会，作出一对一的实质性响应，编制投标文件，信守承诺，诚信投标。同时对投标文件要自行存档，有备无患，有据可查。三是对照招标文件，要从采购方案、标书制作、售后服务、报价等方面理性地检查、分析自身投标文件的不足，总结经验，为下次投标作好充分的准备。
    采购人、采购代理机构要以高度的责任心保存好投标文件
    招标采购程序结束后，要依法依规保存好各投标供应商的投标文件，一是对投标文件要及时完整归档，按法定期限和相关要求保存，指定专人负责，加强档案管理。二是积极为政府采购监督管理部门对采购活动进行监督检查、答复质疑供应商、处理供应商投诉和纠纷提供客观依据，作好备查工作。三是要替未中标供应商着想，保守其商业秘密，维护其合法权益。四是对未中标供应商的各种疑问要求要做好答复解释工作，避免激化矛盾或发生纠纷。再者，将投标文件保存下来并应有关方面要求向其公开，使招标活动置于公开监督之下，促使其严格依法行事，以公平、公正地对待每一个供应商，实现充分有效的竞争，维护好国家利益和社会公众利益。

    来源：中国招投标网