政采档案堆积如山的思考
https://www.scbid.com/index.php
发布日期：2014年01月20日
■ 范静晖
《政府采购法》规定，采购人、采购代理机构（集采机构）对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，时限为15年。经过10余年的项目累计保存，各省集中采购机构保留的政府采购档案平均约有10000册之多，档案室占地面积达到400-500平方米。如此之多的档案，保管和查阅需要耗费相当的人力、物力，这让集采机构叫苦不迭。政府采购档案的保存是否是可有可无、政府采购档案是否发挥了真正的作用等成为大家探讨的话题。
笔者认为，政府采购档案留存有五大作用。
一是项目回溯的依据。一个项目音像和纸质的档案成为真实记载项目细节和过程的载体，接受社会的广泛监督。
二是项目执行的依据。项目档案完整保存，可在有效的时间内提供最初由供应商作出的书面承诺，有效解决在项目实施过程中更换负责人的问题。
三是项目分析的真实材料。集采机构完成项目后，将资料进行自查，并根据项目的情况开展业务分析活动。这是提高集采机构业务能力的重要手段。
四是制定政策的有效依据。在政府采购各项政策完善发展过程中，档案起到了强力支撑作用。
五是各集采机构沉淀技术积累的基础。各省集采机构经过10多年的发展，在档案完整收录的基础上，已经完成了技术上的积累，并逐步发展成熟。
从目前的状况来看，政府采购档案还需要加强改善一些薄弱环节。
一是档案岗位应得到更多重视。集采机构人员编制少，因此，常有其他岗位人员兼任档案管理工作的情况。档案人员忙于整理、接收已经开标的项目，没有时间进行档案归类整理和数据抓取。由于数据抓取不及时，依据数据开展研究存在困难。
二是档案保存的期限需要科学制定。政府采购档案存档时间只有根据项目来确定，才能更好地利用存储空间，达到灵活运用的效果，真正解决档案堆积如山的问题。
三是档案保存内容应更明确。特别是近几年来随着电子信息化平台采购的发展，对于电子标留存内容应作更明确具体的规范，无需留存的项目资料应统一去除，达到精简实用的目的。
来源：中国政府采购报
《政府采购法》规定，采购人、采购代理机构（集采机构）对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，时限为15年。经过10余年的项目累计保存，各省集中采购机构保留的政府采购档案平均约有10000册之多，档案室占地面积达到400-500平方米。如此之多的档案，保管和查阅需要耗费相当的人力、物力，这让集采机构叫苦不迭。政府采购档案的保存是否是可有可无、政府采购档案是否发挥了真正的作用等成为大家探讨的话题。
笔者认为，政府采购档案留存有五大作用。
一是项目回溯的依据。一个项目音像和纸质的档案成为真实记载项目细节和过程的载体，接受社会的广泛监督。
二是项目执行的依据。项目档案完整保存，可在有效的时间内提供最初由供应商作出的书面承诺，有效解决在项目实施过程中更换负责人的问题。
三是项目分析的真实材料。集采机构完成项目后，将资料进行自查，并根据项目的情况开展业务分析活动。这是提高集采机构业务能力的重要手段。
四是制定政策的有效依据。在政府采购各项政策完善发展过程中，档案起到了强力支撑作用。
五是各集采机构沉淀技术积累的基础。各省集采机构经过10多年的发展，在档案完整收录的基础上，已经完成了技术上的积累，并逐步发展成熟。
从目前的状况来看，政府采购档案还需要加强改善一些薄弱环节。
一是档案岗位应得到更多重视。集采机构人员编制少，因此，常有其他岗位人员兼任档案管理工作的情况。档案人员忙于整理、接收已经开标的项目，没有时间进行档案归类整理和数据抓取。由于数据抓取不及时，依据数据开展研究存在困难。
二是档案保存的期限需要科学制定。政府采购档案存档时间只有根据项目来确定，才能更好地利用存储空间，达到灵活运用的效果，真正解决档案堆积如山的问题。
三是档案保存内容应更明确。特别是近几年来随着电子信息化平台采购的发展，对于电子标留存内容应作更明确具体的规范，无需留存的项目资料应统一去除，达到精简实用的目的。
来源：中国政府采购报
