摘要：为进一步宣传推广国家标准《电子采购交易规范 非招标方式》，帮助业界更好掌握和适用，发挥以案警示、以案指导的作用，坚持问题导向，现将采用谈判采购方式采购的项目中典型问题进行了梳理，并以案例评释形式予以呈现，供各单位在实践操作中进行参考。

关键词：竞争谈判采购；完善采购需求；授权范围；最终响应文件

竞争谈判采购作为一种重要的非招标采购方式，与招标采购的最大不同之处在于，允许评审小组通过与供应商的多轮谈判沟通，在初步评审阶段对采购文件中采购需求和合同方案进行修改完善。

一、相关依据

《政府采购非招标采购方式管理办法》第三十二条规定，“在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件，并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的，应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的，应当由本人签字并附身份证明”。

《电子采购交易规范  非招标方式》（以下简称《采购规范》）也对于竞争谈判采购的程序也进行了规定，“7.4.2.13 采用竞争谈判采购交易方式的，谈判及评审流程宜符合以下程序：a）评审小组按采购文件约定规则初步评审响应文件，并与响应供应商进行一轮或多轮初步谈判，在采购人授权范围内完善采购需求和合同方案，要求响应供应商相应补正完善响应文件；b）响应供应商超过采购文件约定数量的，评审小组在初步评审阶段可按约定规则筛选谈判供应商范围；c）谈判供应商按照评审小组最终完善提出的采购文件，递交最终响应文件”。

《政府采购法》第三十八条规定，谈判小组应从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商参加谈判。《采购规范》规定，采购人需邀请2家以上的合格供应商参与谈判。与政府采购相关法律法规的强制性规定不同，《采购规范》在执行层面，提供了更具灵活性及可操作性的空间。

然而实践中，时常会出现评审小组脱离采购人实际需求，凭借其主观判断对采购需求和合同方案进行修改的情况。

二、案例回放

2025年5月，某采购代理机构受某大型国企委托，采用竞争谈判采购的方式，实施了基建维修、信息化建设等项目审计服务的采购。谈判文件规定本项目使用某电子平台适用《采购规范》相关规定进行采购。采购代理机构于2025年5月20日发布谈判公告。截至递交响应文件截止时间为6月4日，共J公司、L公司和W公司三家供应商提交了响应文件。采购代理机构于6月4日组织评审小组进行了谈判评审。评审小组推荐J公司为成交供应商。6月6日，采购代理机构发布了成交候选人公示。

L公司于6月9日向采购代理机构提出异议，要求采购人取消J公司的成交资格，并重新组织谈判。其主要理由是：①评审小组在评审过程中，对谈判文件中采购需求和合同条款进行了修改，但未给予供应商合理的时间提交最终响应文件；②评审小组变更后的采购需求存在不合理的情形。

采购人受理了L公司的异议，并就异议事项进行了审核，具体情况如下：

经查阅，本项目谈判文件第三章明确规定，“在谈判过程中，评审小组可以根据谈判文件和谈判情况，在采购人书面授权范围内实质性变动采购需求和合同方案，但不得变动谈判文件中的其他内容”。

经查，评审小组未按照谈判文件规定进行项目评审。该项目递交响应文件截止时间后，评审小组按时开展了评审，在谈判环节，评审小组对原谈判文件的采购需求进行了如下修改：①将采购文件中团队成员要求中“不少于5人固定服务团队”修改为“不少于8人”的标准；②增加了采购文件中未要求的“团队人员应具有注册造价工程师或CISA证书”的证书要求；③在与供应商J公司进行谈判时，明确将合同条款中的支付方式中“乙方提交审计报告，经甲方验收合格通过后，甲方应一次性付清审计服务费”修改为“甲方应于本合同签署之日起10日支付80%的服务费用；20%余款在乙方提交审计报告，且经甲方验收合格通过时一次性付清”。

上述采购需求的变更，评审小组未要求采购人出具书面授权。同时，评审小组未书面告知所有供应商合同支付条款的变更内容。

谈判结束后，评审小组给予各供应商30分钟响应时间，要求供应商当场按照修改后的采购需求，重新提交响应文件。J公司最终响应报价为40万元；W公司最终响应报价为42万元；L公司因需调整团队配置、补充相应证书，30分钟内未完成响应。评审小组根据各供应商提交的最终响应文件，进行了评审。最终，评审小组认为J公司实质性响应修改后的谈判文件且报价最低推荐为成交供应商；L公司因未按照修改后的采购需求提供团队人员的相关证书，响应无效。

经采购人与评审小组核实，该项目评审过程中，评审小组发现：J公司和W公司两家供应商的团队人员均为8人，且提供了团队人员的注册造价工程师或CISA证书，但上述两个供应商的报价分别为42万元和45万元；L公司的团队人员为5人，团队人员未提供相关资格证书，报价为38万元。经与上述三家供应商的谈判，评审小组将采购需求中的团队配置中人数和证书要求进行了修改。在与J公司谈判过程中，J公司明确表示可将响应价格降至40万元，但需在合同条款中增加80%的预付款。因其他供应商谈判过程中未提出预付款的要求，故评审小组未将相关合同方案的变更告知L公司和W公司。

采购人结合调查认为L公司的异议成立，评审小组确存在未经采购人书面授权的情况下修改采购需求和合同方案，及未给予供应商合理时间补充完善响应文件的情形，该项目评审程序存在重大违规，故决定撤销本次评审结果，重新开展采购活动。

三、问题分析

本案例中，初步评审阶段及确定供应商的过程中，评审小组的评审活动均存在合规问题。

所谓“合规”，是指企业在经营活动中的行为必须符合法律法规、规章、国家标准、行业规范、内部制度和商业道德。以“规”为底线，主动遵循，全流程覆盖。本项目谈判文件规定适用《采购规范》相关规定进行采购。其采购程序应严格按照上述规定执行。

（一）越权修改，程序失范

根据《采购规范》第7.4.2.14项规定，‌评审小组应在采购人授权范围内对采购需求进行实质性变动。

谈判采购项目，采购人授予了评审小组通过谈判进一步完善采购需求和合同方案的权利。通过谈判最终确定的技术要求和合同条款，是采购人和供应商通过评审小组进行协商确定的结果，对采购人和供应商双方都是最有利的，是最优的采购方案。但未经采购人授权的变更无法体现采购人的真正需求，违背了采购人的采购意愿，违背了谈判采购的初衷。

本案例中，评审小组在‌未取得采购人书面授权‌的情况下，擅自将团队人数从5人提高到8人、增加注册造价工程师或CISA证书要求、变更支付方式，均属于‌越权行为‌，导致了其对于采购需求和合同方案的修改均无效。上述行为违反了非招标采购活动应遵循的基本原则中的合规原则。

评审小组在与J公司谈判时，‌单独同意增加80%预付款条款‌，但未将该变更告知L公司和W公司，导致J公司在合同条件上获得明显优势。评审小组的上述行为属于‌差别化对待供应商‌，违背了非招标采购应遵循的基本原则中的公平、公开和诚实信用原则。

（二）程序不公，剥夺权利

本案例中，评审小组对于团队配置方面的需求调整，对L公司而言，须将原团队配置由5人增加至8人，且须提供团队成员的相关证书作为证明材料。其响应文件需大幅调整，要在30分钟内补充团队人员及其相关资质并重新报价，‌客观上无法完成‌。评审小组将递交最终响应文件的时间规定为30分钟，实质上剥夺了其公平竞争权利。

四、案例启示

本案例的焦点之一是，谈判过程中评审小组对于采购需求和合同方案的修改超出采购人的授权范围。

评审小组虽然不是谈判采购活动的当事人，但其直接参与了谈判过程，是采购活动的重要参与人。本案例中，评审小组在谈判过程中超出了采购人的授权，提高了采购需求中的团队配置要求，虽然供应商进行了响应，但是由于团队配置要求的提升使得成交价格变高。合同方案中增加了预付款要求，影响了采购人款项支付的安排。最终因程序重大违规，进行重新采购，增加了采购人的人力和时间成本，降低了采购效率。

本案例的另一个焦点是，谈判过程中评审小组未平等地给予供应商根据修改后的采购需求补正完善响应文件的机会。

基于公平高效原则，《采购规范》通过规范谈判采购评审过程，给予了供应商根据谈判情况而进一步补正完善响应文件的机会。所以，在评审小组对采购文件的技术和商务要求进行调整时，应当公平对待供应商，同等地赋予参与谈判供应商根据调整后的技术和商务要求，对其响应文件进行补正完善的权利。本案例中变更后的采购需求对于人员和资质方面进行了较大的调整，L公司原响应文件无法实质性响应变更后的采购需求，应充分给予其补充完善响应文件的时间，但评审小组仅给予供应商30分钟时间递交最终响应文件，明显违反了公平原则。

（一）形成原因

评审小组未准确把握《采购规范》的要求，超出采购人授权范围对采购需求和合同方案进行实质上变更，程序上未给予供应商合理时间补正响应文件，暴露出部分专家在评审过程中规则意识淡薄、合规管理缺失的问题。

1.意识层面“轻合规”

在进行非招标方式采购的过程中，由于缺少法律法规的强制性规定，部分评审专家对《采购规范》等行业规范缺少了解。同时，对于非依法必须招标项目和非政府采购项目的采购，评审专家也普遍存在“轻合规”的错误观念。

2.程序规范不明确

在《采购规范》及采购文件均未对具体操作程序的细节进行明确规定的情况下，评审专家对于采购项目的具体特点和实际履行需求的理解与把握具有较强的主观性。在采购活动的程序步骤缺乏指导依据的情形下，过度依赖评审专家的主观判断，导致程序弹性过大，规范性不足。

3.监督机制缺位

采购人对于谈判采购文件完善采购需求及合同方案的程序性规定缺少必要的监督机制，使得采购人自身对评审过程的监督未能有效落实，未能及时发现和制止越权行为。

（二）重点关注

谈判采购的程序规范，更依赖于评审专家在现场谈判和协商中的专业判断，及合规性思维。为确保谈判采购兼顾效率与规范，建议采购活动各方重点关注以下四个方面：

1.强化前端审核

要建立健全内部采购审核机制，对采购文件的合法性、合规性进行严格把关，确保每一项条款都有明确的法律依据或合理的项目需求支撑。在无法律法规强制性规定的情况下，更应将行业规范及采购文件的要求作为其评审活动的根本遵循。

2.做实过程监督

在评审过程中，采购人代表和监督人员必须切实履行现场监督职责，确保评审小组的一切行为严格限定在授权范围之内，坚决杜绝超越采购人授权范围对采购文件进行修改的行为发生。

3.重视事后评价

建立评审专家执业评价档案，对违规行为进行记录和处理，对表现优异的专家予以表彰，以营造风清气正的采购环境，使得越来越多的评审专家能够坚守规则意识，深刻理解“授权即边界”。

4.发挥行业协会重要作用

行业协会应加强对《采购规范》等国家标准、行业规范的宣贯，并持续发布此类典型案例，提升全行业的合规意识和专业水平。

谈判采购的优势在于其灵活性与互动性，但一切灵活性都必须建立在“合规”与“授权”的基石之上。脱离授权范围的“优化”，是无本之木；违背公平原则的“效率”，得不偿失。只有各方严守规则、履职尽责，才能真正发挥谈判采购高效灵活的应有之义。

作者：段艳华 陈刚 张璐（中技国际招标有限公司）
来源：《招标采购管理》2026年第4期